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企业库存管理办法物流运输行业资料

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库存管理办法
1 目的

实施时间

2006-10-1

文件编号

MS-YC-12

编制

修改次数

A

审核

总页数

7

审批

版本号

2006

建立可靠的库存管理流程、监督、核查等体系,确保库存安全、准确。

2 适用范围

适用于所有仓库在库实物(含产品,地台板、叉车等资产)的管理。

3 职责

3.1 运营部负责此管理办法的编制、修订;

3.2 运营部库存管理岗位负责各网点的库存管理有效性的监控、核查,并给予指引和评

价;

3.3 QR 部负责对网点库存管理责任的稽查、界定与处理;

3.4 仓管员负责执行职责范围内相应库存管理工作具体实施,并对管辖实物的数量与质

量负责;

3.5 仓库主管(或担当类似职责的其他管理人员)负责对管辖范围内库存实施工作进行

组织和监督,并对仓管员的工作进行指导;

3.6 物流中心财务经理(办事处财务主管或其他担当此项职责的管理人员)负责管辖范

围内库存管理实施情况、流程体系的监控,并对帐务的安全准确负责;

3.7 物流中心经理负责检查与督促相关主管(经理)履行库存管理职责;

4 定义:

4.1 实物:指仓库内的所有物品,按货物状态可以分为正品、残次品、包装破损品等,

按产品的归属可分为自有物品、客户产品、客户的客户暂存品等;

4.2 系统账:实物的收发存状态在 ALIS 系统中形成的记录;

4.3 存卡:仓管员对仓库内某一跺位产品收发存状态进行记录,是手工帐的一种表现

形式。

4.4 订单:客户下达出入库计划的书面形式,不同的客户有不同的样式,是形成客户 产品出入库指令的依据;
4.5 指令:依据客户订单或内部报告形成的执行实物出入库行为的依据,形式为安得 入库通知单和安得出库通知单;
4.6 报表:以固定的表格形式反映一段时期库存实物数量及状态的表,一般需要相关 责任人进行签字确认,并要保存归档。
5. 库存管理原则: 5.1 系统处理、换单原则:
? 库存管理依据以 ALIS 系统数作为基准,以此为基准开展盘点、与委托方对帐等 库存管理工作;
? 必须将客户仓储出库订单转换成系统出库通知单,出库通知单是仓储作业的有 效凭证;在签发出库通知单无人稽核的情况下,客户订单可以与出库通知单一 起使用,仓管员应检查出库通知单与客户出库订单是否相符。
? 必须先换单后实施仓储作业,不得先实施作业后补系统;如确实因各种条件限制 无法满足此要求,应制定相关流程文件,提交运营部审批。
? 所有系统处理指令必须有客户订单或总部指令,非与客户合同约定指令方式或 总部指令全视为无效指令—白条;
5.2 手工出仓单使用原则: ? 只有在出现系统无法使用超过 2 小时的情况下和有效的文件许可的业务可以使 用手工出仓单; ? 手工出仓单必须得到网点负责人、网点财务负责人、仓库主管三人中任何两个 人审核通过,才形成有效指令; ? 作为凭证,手工出库单必须与相对应的系统出库单粘贴在一起;
5.3 库存差异管理原则: ? 任何人发现库存差异,应积极寻找差异形成原因并努力补救; ? 任何人发现库存差异,应当场记录在存卡上; ? 任何人发现库存差异,应及时报告给网点财务负责人,财务负责人在核实以后, 以盘点表的形式反映在系统中。 ? 内部报表应如实反映已经发现的库存差异。

5.4 免责条款:当事人主动发现、暴露差异,并实施有效的措施进行补救,最终产 生的差异可以免责:
? 当天发生的出、入库作业造成串货、少发货、多发货当事人能在当天发现,并向 主管、经理汇报,得于解决的;
? 仓储作业人员在作业环节中造成产品包装破损、损坏,当事人能及时向主管、 经理汇报,单独摆放(不混入正品中的);
? 帐务核算人员由于个人操作原因,造成工作失职的,如能当天发现,主动向财 务经理、网点经理汇报的;
5.5 全责条款: ? 当事人发现差异,但有意隐瞒,造成事后损失扩大的或延误最佳处理时机的, 全责追究当事人责任; ? 责任人未履行职责而没能及时发现差异,所造成的损失,全额追究责任人责任; ? 当事人违反有关规定造成的差异,全额追究当事人责任,并追究相关主管、经 理的管理责任; ? 责任人未履行职责而没有发现长期存在的错误行为,追究责任人的管理责任;
5.6 帐务管理原则: ? 必须准确盘点实物汇总数与系统数进行对帐,并明确差异数量、原因分析后再 与客户对帐,不得直接拿客户帐与仓库实物数核对; ? 与客户对帐必须按与客户的约定的时间和频次进行,对帐必须有双方签字、留 低凭据; ? 所有差异必须要有原因分析; ? 存卡应作为手工帐进行管理、保留; ? 网点财务负责人进行检查盘点时必须依据系统帐,并以此形成盘点报表和差异 分析表; ? 网点财务负责人必须对系统帐进行有效的监督管理,包括对凭证的核对。
6.库存管理关键控制点 6.1 库存作业重要环节 6.2 网点内部库存监控体系:

6.3.4 分公司(网点)在进行每月的绩效考核评定时,相关人员的库存管理工作质量与 职责履行情况必须作为重要的考核项目;
6.3 总部库存监控体系: 盘亏、盘盈做出处理要求; ; 6.3.6 运营部片区主管和库存管理岗位应跟进网点库存管理问题的整改情况。 6.3.8 QR 部结合运营部库存管理岗位反映的信息,进行深入稽查,必要时安排专项审 计,并按本管理办法和《责任事故追究管理办法》对相关责任人处理。 6.3.9 QR 部在网点负责人、网点财务负责人离任审计中,必须对库存数量的准确性和 库存管理责任的履行情况进行审计。 7.0 相关文件: 《仓储单据管理办法》 《帐务管理办法》 《盘点管理办法》 8.0 相关质量记录: 客户出入库订单 出入库单据 库存报表(含仓库盘点报表) 库存管理一览表 月度库存管理状况报告




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